Oleh: Riska Wirawan, S.Sos, M.Si
(Dosen Prodi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Slamet Riyadi (UNISRI) Surakarta)
Opini – Berurusan dengan kantor pemerintah hampir selalu membutuhkan dokumen. Mulai dari KTP, kartu keluarga, ijazah, akta kelahiran, sertifikat tanah, surat nikah, hingga berbagai dokumen lainnya. Dalam beberapa pelayanan, warga diminta menunjukkan dokumen asli agar petugas dapat memastikan bahwa data yang disampaikan benar.
Permintaan untuk menunjukkan dokumen asli tentu dapat dipahami. Petugas perlu melakukan verifikasi agar pelayanan tidak disalahgunakan. Persoalannya menjadi berbeda ketika dokumen asli tersebut kemudian diminta untuk ditinggalkan dan ditahan selama beberapa hari, minggu, bahkan sampai proses administrasi selesai.
Bagi masyarakat, praktik seperti ini terkadang dianggap biasa. Karena berhadapan dengan instansi pemerintah, warga merasa tidak mempunyai pilihan selain menyerahkan dokumen tersebut. Padahal, sering muncul pertanyaan mengenai bolehkah kantor pemerintah menahan dokumen asli milik warga?
Jawabannya tidak dapat sekedar “boleh” atau “tidak boleh”. Hal pertama yang harus diperiksa adalah apa dasar kewenangannya, untuk kepentingan apa dokumen ditahan, berapa lama, dan bagaimana jaminan keamanan serta pengembaliannya. Persoalan tersebut berkaitan dengan hubungan antara kekuasaan birokrasi dan hak warga negara. Pemerintah memang mempunyai kewenangan menjalankan administrasi dan pelayanan publik. Namun, kewenangan tersebut tidak bersifat tanpa batas.
Dokumen asli diperlukan sementara untuk proses pemeriksaan keaslian. Hal tersebut berbeda dengan petugas yang menahan dokumen tanpa menjelaskan alasan, batas waktu, ataupun prosedur pengembaliannya. Menurut kacamata administrasi publik, pelayanan pemerintah seharusnya dibangun dengan prinsip citizen centered public service, yaitu pelayanan yang menempatkan kebutuhan warga sebagai pusat penyelenggaraan birokrasi. Masyarakat bukan pihak yang hanya harus mengikuti apa pun yang diminta birokrasi.
Cara pandang lama yang menempatkan warga sebagai pihak yang “membutuhkan pemerintah” perlu bergeser. Dalam administrasi publik modern, aparatur pemerintah pada dasarnya hadir untuk melayani kepentingan masyarakat. Hal tersebut juga sejalan dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Penyelenggaraan pelayanan harus memiliki standar yang jelas, termasuk mengenai persyaratan, prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya, serta mekanisme pengaduan.
Jika dokumen asli memang harus diserahkan sementara, persyaratan tersebut seharusnya tercantum secara jelas dalam standar pelayanan. Warga tidak seharusnya baru mengetahui kewajiban tersebut setelah tiba di meja pelayanan. Masalah lain yang perlu diperhatikan adalah risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
Bayangkan seseorang menyerahkan ijazah asli atau sertifikat tertentu kepada sebuah instansi. Beberapa minggu kemudian, dokumen tersebut tidak ditemukan. Bagi pemiliknya, persoalan tersebut tentu tidak sederhana. Dokumen asli sering memiliki nilai hukum dan administratif yang sangat penting, sementara proses mendapatkan dokumen pengganti dapat membutuhkan waktu dan prosedur yang panjang.
Apabila instansi memang mempunyai dasar yang sah untuk menyimpan dokumen asli sementara, harus tersedia sistem administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Setidaknya terdapat tanda terima yang menjelaskan dokumen apa yang diserahkan, kapan diterima, siapa yang menerima, untuk kepentingan apa, dan kapan dapat diambil kembali. Jangan sampai masyarakat menyerahkan dokumen penting tetapi hanya memperoleh ucapan, “Nanti kalau sudah selesai kami hubungi.”
Persoalan dokumen juga berkaitan dengan akuntabilitas birokrasi. Setiap barang atau dokumen milik masyarakat yang berada dalam penguasaan instansi pemerintah harus dapat dilacak keberadaannya. Sistem pencatatan yang baik bukan hanya urusan administrasi internal, melainkan bentuk perlindungan terhadap warga. Dari perspektif ilmu politik, persoalan ini terlihat sederhana tetapi sebenarnya menggambarkan relasi kekuasaan antara negara dan warga negara.
Ketika seseorang berada di depan meja pelayanan, terdapat ketimpangan posisi. Petugas mengetahui prosedur, memiliki akses terhadap sistem, dan mempunyai kewenangan administratif. Sebaliknya, masyarakat sering tidak memahami aturan dan sangat membutuhkan pelayanan tersebut. Ketimpangan tersebut dapat menyebabkan masyarakat mengikuti permintaan petugas meskipun sebenarnya tidak mengetahui dasar hukumnya. Mereka khawatir jika bertanya terlalu banyak, proses administrasinya menjadi lebih sulit atau lebih lama. Di sinilah transparansi menjadi sangat penting.
Instansi pemerintah seharusnya tidak membuat masyarakat merasa bahwa mempertanyakan prosedur adalah tindakan melawan petugas. Bertanya, “Apa dasar persyaratan ini?” merupakan hak yang wajar dalam pelayanan publik. Bahkan, pertanyaan semacam itu seharusnya dipandang positif karena mendorong birokrasi semakin transparan dan akuntabel.
Persoalan lain adalah penggunaan dokumen sebagai jaminan agar seseorang memenuhi kewajiban tertentu. Praktik seperti ini harus dibedakan dari penyimpanan dokumen untuk keperluan verifikasi administratif. Menahan dokumen agar warga terpaksa melakukan sesuatu memerlukan dasar hukum yang jauh lebih kuat dan tidak boleh dilakukan semata-mata berdasarkan kebiasaan internal.
Kantor pemerintah tidak boleh menciptakan bentuk sanksi sendiri yang tidak memiliki dasar kewenangan. Apabila peraturan menentukan sanksi administratif tertentu, maka sanksi itulah yang seharusnya diterapkan sesuai prosedur. Digitalisasi pemerintahan sebenarnya memberikan peluang besar untuk mengurangi kebutuhan menyerahkan dokumen asli. Banyak informasi kini dapat diverifikasi melalui sistem elektronik, basis data antar instansi, dokumen elektronik, atau salinan digital yang dapat diperiksa keasliannya.
Semakin baik integrasi data pemerintah, seharusnya semakin sedikit pula masyarakat diminta membawa berulang kali dokumen yang sebenarnya telah dimiliki oleh instansi pemerintah lainnya. Inilah salah satu makna penting transformasi digital pemerintahan. Digitalisasi bukan sekedar memindahkan formulir kertas menjadi formulir online. Digitalisasi seharusnya membuat proses pelayanan lebih sederhana, cepat, aman, dan tidak membebani masyarakat.
Namun, teknologi juga membawa tanggung jawab baru. Dokumen yang diserahkan warga biasanya memuat data pribadi. Karena itu, pengelolaannya juga perlu memperhatikan prinsip perlindungan data sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Dokumen tidak boleh disalin, disebarkan, atau digunakan untuk kepentingan lain tanpa dasar yang sah. Pemerintah justru harus menjadi contoh dalam pengelolaan data pribadi masyarakat secara bertanggung jawab.
Jika masyarakat menemukan praktik penahanan dokumen yang tidak jelas, langkah pertama tidak harus langsung membawa persoalan ke ranah hukum. Warga dapat meminta penjelasan mengenai dasar aturan, meminta bukti penerimaan dokumen, menanyakan jangka waktu pengembalian, dan menggunakan kanal pengaduan resmi apabila pelayanan dianggap tidak sesuai prosedur.
Pengawasan internal instansi, pemerintah daerah, maupun Ombudsman Republik Indonesia juga memiliki arti penting dalam mendorong pelayanan publik yang bebas dari maladministrasi. Tujuan akhirnya bukan memperbanyak pengaduan. Yang lebih penting adalah membangun birokrasi yang membuat masyarakat tidak perlu mengadu sejak awal karena prosedurnya sudah jelas dan pelayanan diberikan secara profesional.
Pertanyaan mengenai boleh atau tidaknya kantor pemerintah menahan dokumen asli tidak dapat dijawab hanya berdasarkan kebiasaan suatu instansi. Harus ada dasar kewenangan, kebutuhan yang jelas, prosedur yang transparan, jangka waktu yang pasti, serta jaminan terhadap keamanan dan pengembalian dokumen. Apabila cukup dengan menunjukkan dokumen asli kemudian petugas melakukan verifikasi, maka tidak ada alasan administratif untuk menyimpannya lebih lama daripada yang diperlukan. Prinsip pelayanan publik justru menghendaki agar beban masyarakat dibuat seminimal mungkin tanpa mengurangi ketelitian administrasi.
Persoalan ini mungkin terlihat kecil dibandingkan isu politik dan pemerintahan lainnya. Namun, kualitas negara sering kali justru dirasakan masyarakat melalui pengalaman sederhana di meja pelayanan. Birokrasi yang baik bukan birokrasi yang membuat warga takut bertanya, tetapi birokrasi yang mampu menjelaskan mengapa sebuah dokumen diperlukan, siapa yang menjaganya, dan kapan dokumen itu kembali kepada pemiliknya.
Disclaimer: Artikel ini adalah tulisan pribadi penulis dan diluar tanggung jawab mejeredaksi.co.id.
